Enjeux de la gestion de la paie. La dématérialisation des bulletins de paie permet un gain de temps très important pour les équipes RH, et est aussi très pratiques pour les salariés. A titre d’exemple, si vous accueillez un stagiaire étudiant en droit, la gratification sera de : Lorsque la gratification que vous versez n’excède pas le montant minimal précité, à savoir, 3,90€ / heure, le coût pour l’entreprise est particulièrement avantageux puisque vous êtes exonéré de charges sociales sur celle-ci. Enfin, les salariés continuent de bénéficier d’une certaine flexibilité puisqu’ils peuvent décider de revenir à une version papier à tout moment. Il s’agit d’une solution simple, intuitive et flexible qui fait gagner du temps aux TPE et PME dans la gestion de la paie et des ressources humaines (congés et absences, suivi du temps, notes de frais...). La procédure est automatisée : les fiches de paie sont éditées, classées et transmises de façon électronique aux salariés en quelques clics. En plus de la gratification, vous pouvez octroyer à votre stagiaire des avantages en nature. Pourquoi et comment changer d’expert-comptable ? Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire en 2021 ? L’avantage pour les employeurs est le gain de temps et d’argent induit par la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. L’apparition de la dématérialisation des bulletins de paie a changé quelque peu la pratique ces dernières années. Du côté des salariés, ils bénéficient tous d’un droit d’opposition leur permettant de refuser l’émission d’un bulletin de paie électronique et ainsi continuer à recevoir une version papier. Vous constatez une différence entre le temps de travail apparaissant en haut de bulletin de paie et le temps de travail apparaissant dans les commentaires, en bas de bulletin de paie sur PayFit ? L’employeur doit s’engager à rendre les bulletins de paie accessibles par ses salariés pendant 50 ans jusqu’aux 75 ans du salarié. Cela reste attractif puisque les cotisations sociales ne seront dues que pour la partie excédant le montant minimal. Tâche chronophage, la gestion de la paie est une des missions principales des services RH. Pour cela, nous pratiquons une veille du secteur et en émettons des avis sur les différents produits et services qui nous semblent intéressants. Par cette nouvelle loi, les entreprises sont incitées à délaisser les fiches de paie papier et on tend progressivement vers une normalisation du bulletin de paie dématérialisé. le stockage et l’archivage sur un coffre-fort numérique ; l’accès par signature électronique ou authentification sécurisée  ; la notification du salarié lors de la mise à disposition et la réception d’un nouveau bulletin de paie. Cet article expose ainsi le fonctionnement de la paie d’un stagiaire, les modalités de gratification ainsi que les obligations qui vous incombent, en tant qu’employeur. Les services RH peuvent consacrer davantage de temps sur des missions à valeur ajoutée, plutôt que sur ces tâches chronophages et fastidieuses. Tour d’horizon de la question. Bon à savoir : les particularités d’un bulletin de paie pour un stagiaire ne sont pas les mêmes que celles qui se retrouvent sur la fiche de paie d’un apprenti. Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire ? Il est également possible de verser exceptionnellement une prime de stage. Entrepreneuriat, finance, RH ou encore marketing : nous avons sélectionné les ressources qui vous seront les plus utiles. Cependant, il ne peut être compris dans le calcul de l’effectif salarial de votre entreprise. Fiche de paie d’un stagiaire : quelles spécificités ? Attention, si l’employeur décide de préciser la date d’ancienneté sur le bulletin de paie, elle aura valeur d’engagement pour lui. Bon à savoir : Si le stage dépasse 2 mois, il est possible de faire apparaître dans la déclaration sociale nominative (DSN) le stagiaire. Les documents sont facilement accessibles depuis un espace sécurisé. La lettre de mission d’expert-comptable : Quels sont les points d’attention ? A l’instar des salariés de votre entreprise, il pourra ainsi obtenir : Les modalités de gratification, le montant de celle-ci ainsi que les éventuels avantages en nature doivent figurer sur la convention de stage conclue entre votre entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement ou de formation. Citons par exemple Factorial, assez réputé sur le sujet. Il est cependant possible d’opter pour une gratification supérieure afin de récompenser davantage votre stagiaire pour le travail réalisé. Lire notre avis sur PayFit. Le statut de stagiaire diffère de celui de salarié. Tous les modèles et kits de document spécialement pour votre entreprise ou votre activité en Word et PDF La plupart des logiciels proposent de nombreuses fonctionnalités en plus de l'édition des bulletins de paie qui amélioreront grandement la gestion RH de votre entreprise. La gratification de stage minimale en 2020, pour une durée de plus de 2 mois s’élève à 3,90€ par heure, ce qui correspond à 15% du plafond de la sécurité sociale. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique. L'abonnement Payfit , c'est seulement à partir de 39€/mois et 20€/ bulletin de salaire généré. Au programme : des décryptages, des tutoriels, beaucoup d'inspiration et des nouveautés chaque mois ! 100% Gratuit - Template Modèle de fiche de paie (gratuit). Qu’il soit obligatoire ou facultatif, le stage est particulièrement intéressant pour l’étudiant puisqu’il lui permet de découvrir une profession ou d’acquérir des connaissances et compétences pratiques, directement sur le terrain, au sein de l’entreprise qui l’accueille. Autre avantage, en limitant les impressions papier dont les fiches de paie font partie, l’entreprise réduit aussi son empreinte écologique. Notre mission est simple : nous essayons de fournir des informations transparentes sur les différents produits & services à destination des entrepreneurs, travailleurs indépendants, freelances et professions libérales. Bien que la délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire ne soit pas obligatoire, s’il perçoit une somme excédant la gratification minimale, il est nécessaire de lui fournir un document reprenant le nombre d’heures réalisées, les sommes perçues et les cotisations sociales. Le bulletin de paie dématérialisé est tout simplement forme électronique du bulletin papier, dont la remise du bulletin de paie s’effectue par voie dématérialisée. Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ? Sa spécialité ? Il n’est donc pas obligatoire de mentionner la date d’ancienneté sur le bulletin de paie. L’employeur a alors 3 mois pour remettre en place la distribution papier pour le salarié demandeur. Au-delà des règles d’accessibilité du salarié citées ci-dessus, l’employeur doit conserver les copies de bulletins de salaires de tous ses salariés pendant une durée de 5 ans, en format électronique ou papier. Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie sans devoir obtenir l’accord préalable de leurs salariés (auparavant nécessaire). Le bulletin de paie dématérialisé n’est pas obligatoire en 2021, il est simplement facilité grâce à cette nouvelle loi. Le risque de les égarer est quasi nul et surtout les bulletins de paie sont accessibles à tout moment depuis n’importe où. Les modalités de gratification du stagiaire varient selon la durée du stage : Bon à savoir : La gratification obligatoire est due dès le 1er mois de stage et non, exclusivement au-delà des 2 mois requis. Avant de passer à la dématérialisation des fiches de paie, vous devez en tant qu’employeur informer vos salariés de cette démarche au moins un mois avant l’émission de la première fiche de paie dématérialisée (ou lors de l’embauche), sans pour autant devoir explicitement obtenir leur autorisation. Conforme 2021. L’intégration d’un stagiaire dans une entreprise emporte plusieurs droits et obligations selon la convention applicable, la durée et le montant de la rémunération. Ils ne sont en aucun cas revus par les différentes marques avant que nous ne les publions. Une levée de fonds n'est pas un acte anodin : business plan, due diligence... Retour sur les choses à absolument avoir en tête avant de se lancer. Pour le savoir, vous pouvez consulter la convention collective applicable. Nos articles sont écrits en toute indépendance et les avis émis sont les nôtres. Pour faire simple, on vous conseille comme on le ferait avec un proche. C’est lors du paiement au stagiaire de sa gratification à la fin de chaque mois, que vous devez lui remettre la fiche de paie correspondante. A titre d’exemple : Votre stagiaire a réalisé 140 heures de stage en novembre 2020 et vous lui versez une gratification d’un montant de 900€. Bon à savoir : Pour ce faire, la solution la plus adaptée vise à faire un bulletin de paie simplifié et de le délivrer lors de la remise de la gratification au stagiaire. C’est-à-dire que le salarié pourra se prévaloir de la date d’ancienneté inscrite sur le bulletin de paie. Comment fonctionne la paie d’un stagiaire ? Impression, mise sous pli, distribution ou envoi postal et enfin archivage deviennent de l’histoire ancienne. La dématérialisation des bulletins de paie n’est cependant toujours pas une pratique obligatoire. Selon la branche d’activité, la gratification de stage peut être d’un montant supérieur et varier en fonction du niveau d’étude de votre futur stagiaire. Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services. C'est normal ! Enfin, si l’activité de l’employeur cesse ou le prestataire de mise à disposition des bulletins ferme, l’employeur doit informer ses salariés dans un délai d’au moins 3 mois afin de leur laisser le temps de récupérer les documents stockés. Notre objectif est de fournir suffisamment d'information pour que chacun puisse choisir en toute connaissance de cause des solutions adaptées à ses besoins. Dans cette hypothèse, le versement du salaire au stagiaire doit être accompagné d’un document similaire à une fiche de paie comportant des mentions adaptées au stage. La convention de stage est ainsi un contrat étudiant conclu entre l’étudiant stagiaire, l’entreprise qui l’accueille et l’établissement d’enseignement ou formation. La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Il se peut qu’au sein d’une même entreprise, certains salariés acceptent de recevoir un bulletin de paie dématérialisé alors que d’autres souhaitent disposer d’une version papier. La gestion de la paie constitue un aspect important de l'administration des salariés. 1 mois offert . Quel est le salaire minimum pour un stage ? Bon à savoir : les particularités d’un bulletin de paie pour un stagiaire ne sont pas les mêmes que celles qui se retrouvent sur la fiche de paie d’un apprenti. Vous êtes face à un conflit au travail ? PayFit revient sur toutes les bonnes pratiques à mettre en place pour apaiser les tensions dans votre équipe. Matérialisant la relation entre l'employeur et le salarié, le bulletin de paie est un document périodique obligatoire devant répondre à certaines règles. Quelle différence entre comptable et expert-comptable ? Dans cette hypothèse, des cotisations sociales sont dues et la délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire s’avère nécessaire. Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ? ©2021 - Tous droits réservés - Fait en avec beaucoup de ♥. Dès lors que la durée de son stage est supérieure à 2 mois, une gratification minimale doit lui être versée. L’accès au service de restauration de l’entreprise ; L’accès à des activités culturelles et/ou sociales ; La prise en charge partielle de ses frais de transport. Ce droit d’opposition du salarié peut être appliqué à tout moment, dès l’annonce de la dématérialisation ou bien plus tard sans limite dans le temps. En conséquence, les mentions obligatoires de la fiche de paie diffèrent et le contenu de la fiche de paie d'un stagiaire présente plusieurs spécificités : C’est lors du paiement au stagiaire de sa gratification à la fin de chaque mois, que vous devez lui remettre la fiche de paie correspondante. En contrepartie du travail réalisé, il est parfaitement possible de lui octroyer une rémunération plus élevée. Pour les salariés, la dématérialisation du bulletin de paie leur garantit un archivage sécurisé. Mais il est aussi possible d’utiliser plusieurs outils spécialisés comme un logiciel de paie puis un coffre-fort numérique (ce peut-être le cas si votre paie est gérée en externe par exemple). Le lexique PayFit Le lexique de la paie Le calcul des effectifs (moyen annuel et global), l'action requise et les dépassements de seuils . Sous conditions, le travail réalisé par le stagiaire dans le cadre du stage peut donner lieu à une gratification. Le stagiaire doit-il recevoir un bulletin de paie ? Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique. PayFit est un logiciel de paie et SIRH 100% en ligne. Elle diffuse par ailleurs une image positive, performante et moderne auprès de ses salariés. La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Si vous optez pour la dématérialisation des fiches de paie, vous devrez donc vous assurer de disposer d’un ou plusieurs outils vous permettant de réaliser : Certains logiciels RH “tout-en-un” regroupent toutes ses fonctionnalités. Les bulletins de paie doivent également être ajoutés sur le CPA de chaque salarié (le Compte Personnel d’Activité est une plateforme regroupant de nombreuses informations liées à la carrière du salarié et mises à sa disposition). Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie sans devoir obtenir l’accord préalable de leurs salariés (auparavant nécessaire).
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